Betrifft: Newsletter / Montagsinfo des Schulleiters

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Am Montag ist Montagsinfo-Tag. Eltern des Grünen Campus Malchow erhalten einmal wöchentlich Schulinformationen per E-Mail vom Schulleiter, wenn sie sich über die Internetseite des Grünen Campus Malchow in die Mailingliste eintragen. In den letzten Monaten kam es immer wieder zu inhaltlicher Kritik an diesem Newsletter und wir wollen in diesem Beitrag einige Vorschläge machen, um den Informationsfluss am Grünen Campus Malchow zu verbessern und Vorschläge machen, um den Newsletter des Schulleiters auf rechtlich sichere Beine zu stellen.

Wer heutzutage einen Newsletter anbietet ist genötigt, etliche gesetzliche Voraussetzungen zu erfüllen. Hierzu zählt auch, dass der Urheber für die Inhalte verantwortlich ist und gemacht werden kann. Auch das Ab- und Anmeldeverfahren unterliegt gesetzlichen Vorschriften. Die Montagsinfo des Schulleiters enthält immer die Aufforderung, in den Schulverein einzutreten und immer wieder findet sich Werbung für Firmen (Radiosender, Sparkasse o.ä.). Von den vermutlich versehentlich versendeten NPD-Flyern wollen wir hier einmal absehen. Feststeht, dass es sich bei der Montagsinfo nicht um reine Informationen der Schule handelt, sondern eindeutig von E-Mail-Werbung gesprochen werden kann.

Wir wollen in diesem Beitrag zeigen, welche Anforderungen ein Schulnewsletter aus rechtlicher Sicht haben sollte und welche inhaltliche Ausgestaltung wir uns als Eltern wünschen.

Wichtig erscheint uns bei der Versendung der Montagsinfo vor allem, dass wir uns sicher sein müssen, dass Adressen nicht einfach weiter gegeben werden, dass E-Mails nur mit einer Einwilligung des Adressinhabers oder der Adressinhaberin versandt werden und dass es problemlos möglich sein muss, die eigene Adresse jederzeit wieder aus dem Verteiler zu löschen.

Hier scheint es in der Vergangenheit Verletzungen des Datenschutzes gegeben zu haben und die Ein- und Austragung aus dem Verteilersystem hat nicht immer einwandfrei funktioniert. Einige Eltern berichten immer wieder, dass sie mehrfach versucht haben, sich in das Verteilersystem einzutragen und sie die Montagsinfo dennoch nie erhalten haben. Andere Eltern haben versucht sich aus dem System auszutragen und sind dennoch weiterhin Empfänger der Montagsinfo gewesen. Hier scheint das Newsletterangebot des Schulleiters enorme technische Mängel aufzuweisen, die unbedingt behoben werden sollten.

Darüber hinaus wird von vielen Eltern der gemeinsame Versand von Schulinformationen sowie Informationen und Werbung für den Schulverein bemängelt. Hier wünschen sich viele Eltern eine klare Trennung zwischen der Arbeit des Schulvereins und der Schule. Eltern berichteten, dass ihre Kinder auf dem Schulhof von Herrn Barthl angesprochen wurden, weil sie noch nicht in den Schulverein eingetreten seien.

Rechtliche Voraussetzungen an die Montagsinfo

Als Newsletter wird ein regelmäßig erscheinendes Rundschreiben bezeichnet. Informationen werden dabei meist per E-Mail an einen Empfängerkreis gesendet (Abonnenten). Hierbei sind die Auflagen des Datenschutzes zu beachten. Die Abonnenten haben sich selbst in das Newslettersystem eingetragen und ihr Einverständnis (Opt-In) liegt vor.

Die Einwilligung in das Abonnement der Montagsinfo

Die Eintragung in das Newslettersystem des Schulleiters erfolgt über die folgende Seite:

http://www.gruener-campus-malchow.de/index_kontakte.htm

Eine besondere Einwilligung ist bei der Eintragung allerdings nicht vorgesehen. Der Gesetzgeber hat hier klare Regeln aufgestellt:

“Eine wirksame Einwilligung muss bestimmte formale und inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Entscheidend ist zum einen, dass der Einwilligende in transparenter und verständlicher Weise darüber informiert wird, welchen Inhalt seine Einwilligungserklärung hat. Nach § 4a Abs.1 Satz 2 BDSG und der auch hierzu ergangenen Rechtsprechung des BGH vom 25.Oktober 2012, Az. I ZR 169/10 sind Einwilligungen nur wirksam, wenn sie in Kenntnis der Sachlage und für den konkreten Fall erklärt werden. Er muss sich eine konkrete Vorstellung davon machen können, von wem und zu welchen Zwecken seine Daten verwendet werden sollen.” (zit.: eco Richtline für zuverlässiges E-Mailmarketing – Leitlinie für die Praxis, S. 5)
 

Hier soll u.a. verhindert werden, dass fremde Personen, Eintragungen unter falschem Namen in das betreffende Newslettersystem machen können. Der Nachweis über eine gültige Eintragung wird durch das sog. Opt-in-Verfahren gewährleistet.

Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung über die Zulässigkeit der Zusendung  der Werbe-E-Mail trägt der Versender die  Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die  Einwilligung von dem konkreten Inhaber der  verwendeten E-Mail-Adresse tatsächlich erteilt wurde. Die bloße Darlegung, dass  eine Einwilligung in die Zusendung von  Werbe-E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse erteilt wurde, ist nicht ausreichend,  wenn der Versender nicht beweisen kann,  dass die Einwilligung tatsächlich vom  Inhaber der verwendeten E-Mail-Adresse stammt. (zit.: eco Richtline für zuverlässiges E-Mailmarketing – Leitlinie für die Praxis, S. 9)

Die Abbestellung der Montagsinfo muss gewährleistet sein (§  28 Abs.  4 BDSG, §  7 Abs.  2 Nr.  4  UWG, §  13 Abs.  2 Nr. 4 TMG, §  13 Abs.  3  TMG). Eine gute Möglichkeit wäre ein Abbestell-Link direkt in der E-Mail, um sich einfach, schnell und problemlos aus dem System austragen zu können.

Inhaltliche Gestaltung der Montagsinfo

Bei der inhaltlichen Gestaltung sollten die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Betreff sollte kurz und und den Inhalt der Nachricht wiedergeben.
  2. Aus dem Absender der Montagsinfo sollten die LeserInnen immer erkennen können, wer ihnen diese E-Mail geschickt hat (*****@t-online.de?).
  3. Das Impressum ist eine vorgeschriebene Pflichtangabe (§  5 Abs.  1 TMG,  § 55  RStV).
  4. Anfragen, Beschwerden und Kritik sollten beantwortet werden.

Die beiden Punkte 2 und 3 sind bei der Montagsinfo bisher nicht erfüllt. Bei der Beantwortung von Fragen, Anregungen, Beschwerden und Kritik (Punkt 4) kam es immer wieder zu Missverständnissen oder die Eltern erhielten überhaupt keine Antworten auf ihre Fragen. Hier sollte unbedingt nachgebessert werden.

E-Mail-Werbung ist Dialogmarketing.
Deshalb ist es besonders wichtig, dass  Anfragen und Beschwerden rasch beantwortet werden. Gerade weil E-Mail-Marketing ein so schnelles Medium ist, darf man  sich hier keine Nachlässigkeit erlauben.  Üblich sind 24 Stunden. (zit.: eco Richtline für zuverlässiges E-Mailmarketing – Leitlinie für die Praxis, S. 22)

Wir hoffen, dass dieser Beitrag hilft, die Montagsinfo des Schulleiters zu verbessern, um weiterhin wichtige Informationen aus der Gemeinschaftsschule Grüner Campus Malchow erhalten zu können.

Montagsinfo Newsletter

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